L’Agence du revenu du Canada (ARC) ou Revenu Québec (RQ) effectuent régulièrement des vérifications fiscales afin de s’assurer que vos déclarations reflètent correctement les impôts ou les remises que vous devez leur faire.

Les administrations fiscales peuvent procéder à une vérification n’importe quand, mais elles ont jusqu’à trois ans en matière d’impôt et quatre ans en matière de taxes suivant l’émission de l’avis de cotisation initial. Cependant, si elles pensent qu’il y a eu fraude, aucune limite de temps ne s’applique.

Il est recommandé de conserver les reçus, documents fiscaux et pièces justificatives six ans après l’année de déclaration : pour la déclaration de 2022, vous devriez donc les conserver jusqu’au 31 décembre 2028. Le défaut de se conformer à cette exigence pourrait entraîner des pénalités de la part des administrations concernées, en plus de vous voir refuser les dépenses pour lesquelles vous n’auriez pas de pièces justificatives. Les documents reliés aux immobilisations détenues par vous ou votre entreprise doivent être conservés aussi longtemps que l’immobilisation est en votre possession. Il faut faire particulièrement attention aux factures reliées aux améliorations de bâtiments qui sont ajoutées au coût de l’immobilisation et non déduites dans les dépenses; elles doivent être conservées tant que le bâtiment vous appartient. 

Être choisi pour une vérification fiscale n’est pas aussi aléatoire qu’on pourrait le croire. Les agences du revenu peuvent avoir plusieurs raisons de procéder à une vérification, telles que des erreurs ou des omissions dans les déclarations des contribuables. Pour minimiser le risque d’attirer l’attention du fisc, sachez que certains gestes pourraient vous épargner les désagréments d’une vérification fiscale :

• Produisez à temps toutes vos déclarations d’impôt et de taxes;
• Ne réclamez aucune dépense ou déduction dont vous ne pouvez faire la preuve, et conservez précieusement toutes les pièces justificatives si vous en réclamez;
• Pour les frais de repas, de divertissement et de déplacement, ne déduisez que les dépenses qui sont raisonnables compte tenu de votre activité;
• Tenez un registre des déplacements détaillé indiquant le kilométrage parcouru pour fins d’affaires par rapport au kilométrage personnel;
• Assurez-vous que les dépenses d’entretien et de réparation à l’égard d’immeubles locatifs et commerciaux sont traitées correctement, c’est-à-dire qu’elles sont capitalisées au coût des immeubles quand cela doit être fait, et que seules les dépenses admissibles sont prises dans l’année courante;
• Si vous employez un des membres de votre famille, assurez-vous de lui verser une rémunération similaire à celle que vous paieriez à une tierce personne pour faire le même travail;
• Déclarez vos montants avec exactitude. Arrondir vos chiffres donne l’impression que vous avez fourni des estimations. De plus, le vérificateur pourrait penser que vous n’avez pas de pièces justificatives pour les dépenses déclarées;
• Assurez-vous de percevoir les taxes sur les produits et services assujettis (ex. : loyer de terre, travaux à forfait);
• Appuyez les réclamations des crédits de taxe sur les intrants (CTI) et les remboursements de taxe sur les intrants (RTI) par des pièces justificatives qui sont au nom exact de votre entreprise;
• Ne réclamez pas des taxes non récupérables sur des dépenses telles que les assurances, la portion non déductible des frais de représentation (50 %), la portion personnelle des dépenses d’affaires, les acquisitions de voiture de tourisme et les dépenses pour générer des revenus non taxables (ex. : frais de gestion sur placement ou dépenses sur immeubles locatifs résidentiels);
• Assurez-vous d’effectuer les retenues à la source sur les paies, les remises aux instances gouvernementales selon la fréquence établie et de produire les déclarations requises même si aucun salaire n’est versé (dans ce cas, les déclarations doivent quand même être produites, mais à zéro).

Bien s’entourer et se renseigner

Si votre dossier a été sélectionné pour une vérification, assurez-vous d’être bien entouré et renseignez-vous toujours avant d’agir. De manière générale, il est dans votre intérêt de collaborer avec le vérificateur, qui sera ainsi plus susceptible de vous écouter. Aussi, assurez-vous de savoir exactement ce qu’il va vérifier et pour quelle raison il le fera. Au besoin, demandez des éclaircissements au vérificateur. 

Vous devez répondre à toutes les demandes de documents et de renseignements, en ne remettant que les documents exigés et en ne donnant que les informations nécessaires. Toutes les discussions et les demandes de renseignements doivent être gérées par des personnes qui connaissent très bien les questions à l’étude, par exemple en envoyant les vérificateurs chez votre comptable plutôt que de les recevoir à votre bureau. Il est important de toujours conserver une preuve écrite des informations demandées par le vérificateur et une confirmation écrite du vérificateur qu’il a bien reçu toutes les informations demandées. Finalement, fournissez des réponses par écrit afin de conserver une preuve de celles-ci et des détails fournis. 

Au cas où le vérificateur déterminerait que votre cotisation initiale est exacte, vous recevrez une lettre d’achèvement et la vérification sera terminée. S’il détermine qu’une nouvelle cotisation doit être établie à l’égard de votre déclaration, il vous enverra généralement une lettre détaillant la nouvelle cotisation et expliquant sur quelles bases elle a été établie. Vous bénéficierez ensuite d’un délai de 30 jours (21 jours au Québec) pour soumettre au vérificateur de nouveaux faits et documents. Si vous ne répondez pas ou si votre réponse ne parvient pas à changer l’opinion du vérificateur, un avis de nouvelle cotisation sera émis. Afin de contester la nouvelle cotisation, il vous faudra alors déposer un avis d’opposition dans un délai de 90 jours. La présentation d’une opposition viendra interrompre le recouvrement de tout montant d’impôt dû à la suite de la vérification, mais non le montant de la TPS/TVQ dû. 

Il est important de mentionner que les agences de revenu n’utilisent pas le courriel pour transmettre les documents parce que ce moyen de communication n’est pas sécurisé. Il faut donc être prudent, car il circule beaucoup de courriels d’hameçonnage prétendant que l’ARC et RQ vous doivent de l’argent ou ont besoin de vos informations personnelles. L’ARC et RQ ne communiquent avec les contribuables que par l’intermédiaire de leur plateforme « Mon Dossier ».

Arezki Kartout, M. Fisc., fiscaliste chez SCF Conseils

Ce texte est paru dans le cadre du cahier spécial Les stratégies fiscales au coeur de votre entreprise, paru le 15 février 2023.