Ériger un village temporaire qui accueillera près de 20 000 visiteurs et des centaines de véhicules agricoles, et ce, en l’espace de quelques jours n’est pas une mince affaire. Parlez-en à Louise Perrault qui a veillé à la coordination de l’événement de 2000 à 2011. Celle qui est maintenant directrice administrative d’Expo-Champs révèle les dessous de cette machine aujourd’hui bien huilée.

Expo-Champs, c’est comme un cube Rubik qui grossit d’année en année, image-t-elle. On doit constamment développer des solutions pour améliorer nos façons de faire, ce qui demande une grande capacité d’adaptation. »

Louise Perrault s’est jointe à l’équipe d’Expo-Champs en 2000, à l’époque où l’exposition en était à sa deuxième édition à la Ferme du Rapide Plat. Elle n’avait jusque-là aucune expérience en tenue d’événements. « Nous étions deux permanents dans l’équipe : le directeur général Florent Fortier et moi. Nous n’avions qu’un seul ordinateur avec modem! J’ai dû tout apprendre, mais j’ai appris du meilleur. Avec une grande générosité, Florent Fortier m’a enseigné les rudiments du métier. » 

Louise Perrault a assisté – et contribué grâce à son sens de l’organisation – à la rapide progression d’Expo-Champs. « On est passés d’un événement régional à une exposition de calibre national avec 300 exposants, dont certains viennent de l’étranger, résume-t-elle. Forcément, on cherche à parfaire nos méthodes et à toujours rester à l’avant-garde dans notre offre. »

Un marathon de six mois

Dès la fin de l’hiver, la petite équipe, qui compte désormais cinq employés permanents, s’affaire à planifier l’exposition.
« On se tient informés des nouvelles tendances chez les machinistes et les semenciers et déjà au printemps, on est en communication constante avec nos exposants. »

À la mi-août, une quarantaine de travailleurs arrivent à Saint-Liboire pour monter le futur village d’Expo-Champs. Chaque exposant dispose d’une fenêtre durant laquelle il peut livrer ses véhicules et son matériel, question d’éviter de créer des embouteillages monstres à la sortie de l’autoroute 20. Quant aux semenciers, ils ont commencé à cultiver leur parcelle dès le mois d’avril. « Le rôle de coordonnateur demande une bonne dose de diplomatie et de communication. Il faut être à l’écoute de ses exposants et faire preuve de doigté. Après tout, on est là pour eux. À force de leur parler, j’ai fini par presque tous les connaître par leur prénom! » 

L’organisation d’un événement comme Expo-Champs, c’est 95 % de planification et 5 % des caprices de dame Nature, résume-t-elle. « Évidemment, il y a des événements crève-cœur comme l’ouragan Katrina en 2005 [qui avait forcé la fermeture du site pendant un jour], mais il faut apprendre des impondérables et prévoir des solutions de rechange quand les choses ne fonctionnent pas. Avec le temps, j’ai appris qu’on doit se faire confiance. » 

David Riendeau, collaboration spéciale