Coordonner l’installation de plus de 300 exposants la semaine précédant l’événement et la présence de près de 15 000 visiteurs en l’espace de trois jours, voilà un défi à la hauteur de Jean-Christophe Koclas, responsable de l’expérience client à Expo-Champs.

« C’est un mandat qui me demande environ 150 heures sur trois semaines », indique celui qui en sera cette année à sa 6^e édition, mais qui mène des mandats similaires pour le compte du Salon de l’Agriculture, d’ExpoCam et d’Expo Grands Travaux, tous de grands salons qui exigent un sens aigu de la logistique. 

Le travail de Jean-Christophe Koclas à Expo-Champs débute environ deux semaines avant l’événement par l’arpentage d’un champ situé à Saint-
Liboire et l’installation des chapiteaux. L’ensemble du site réservé aux exposants est d’une superficie d’environ un kilomètre de long par un demi-kilomètre de large, mais il faut prévoir plus du double si on compte l’espace réservé aux stationnements des visiteurs.  

« C’est un travail qui demande de pouvoir se virer sur un dix cennes. Il faut souvent trouver des solutions rapidement, gérer les attentes des exposants, les changements de dernière minute, les problèmes électriques », explique Jean-Christophe Koclas qui coordonne l’arrivée des participants la semaine précédant l’événement. « Du mardi au vendredi, ça rentre un après l’autre chaque jour durant dix heures. On en fait aussi un peu le samedi et on finalise le lundi en prévision de l’ouverture le lendemain. »

S’adapter aux différentes personnalités

Son expertise comme consultant dans le secteur privé, avec son entreprise QualiPro, lui sert dans son mandat chez Expo-Champs. « Dans mon travail comme consultant, je fais beaucoup d’observation, je travaille avec les profils de personnalité. Et je me sers de ça dans mes échanges avec les exposants. Comme j’adapte mon mode de communication à leur personnalité, ils sont plus confiants, plus ouverts à mes suggestions et ça facilite la tâche de tout le monde. »

Parfois, un camion-remorque de 53 pieds arrive une journée plus tard que prévu alors que les kiosques des exposants voisins sont déjà aménagés. « Il faut éviter les doubles manipulations, minimiser le déplacement des véhicules, car il ne faut jamais oublier que nous sommes dans un champ et toujours à la merci de la météo », note Jean-Christophe Koclas en se rappelant les violentes averses qui étaient venues compliquer l’édition 2022 alors que plus de 100 mm de pluie en une journée avait transformé le stationnement en un immense champ de bouette. 

Durant les trois jours de l’événement, le responsable de l’expérience client ne chôme pas pour autant, car c’est lui qui gère l’équipe de sécurité, les paramédicaux et les préposés au stationnement. « Le stationnement est un gros enjeu à Expo-Champs, car nous sommes dans un champ; il n’y a pas de ligne jaune pour se guider. C’est donc très important de maximiser l’espace réservé aux visiteurs », insiste-t-il. 

Le mandat de Jean-Christophe Koclas se termine par la sortie des exposants et le démantèlement des installations, un travail qui débute dès la fin de l’événement en fin de journée jeudi et qui se poursuit le lendemain. « En dedans de 24 heures, le champ est pratiquement vide comme il était deux semaines auparavant », conclut-il.